Skip Navigation LinksEtusivu > Tietosuojaseloste
Kirjaudu sisään
54.156.51.193
Käyttäjätunnus
Salasana

Rekisteri- ja tietosuojaseloste (21.5.2018)

Tämä on Kiinteistöalan Kustannus Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta, annettu 27.4.2016) 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista (jäljempänä ”rekisteri- ja tietosuojaseloste”). Laadittu 21.5.2018. Viimeisin muutos 21.5.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Kiinteistöalan Kustannus Oy

Malmin asematie 6

00700 Helsinki

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Yhteyshenkilö kehitysjohtaja Thomas Åberg

Malmin asematie 6

00700 Helsinki

p. 075757 8581

Kiinteistöalan Kustannus Oy noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja sitä täydentävää Euroopan unionin ja Suomen kansallista lainsäädäntöä. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että:

  • Käsittelemme henkilötietoja lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Tämä tarkoittaa, että voit milloin tahansa saada tietosi saataville.
  • Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus – tiedot, joita henkilöistä keräämme, ovat vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja. Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä.
  • Minimoimme tallentamamme tiedon – tallennamme vain tarpeellisen
  • Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä
  • Rajoitamme tiedon säilytystä – tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä
  • Tallennamme ehyttä ja luotettavaa tietoa, esimerkiksi varmuuskopioiden kautta varmennettuna

Keräämme ja tallennamme henkilötietoja asiakkaistamme, mukaan lukien maksuttomien tuotteiden ja palveluiden tilaajat. Keräämme ja tallennamme tietoa myös potentiaalisista uusista asiakkaistamme.

3. Rekistereiden nimet

3.1 Myynnin, markkinoinnin ja verkkopalveluiden käyttäjärekisteri

Rekisteri sisältää asiakassuhteen hallinnan ja hoitamisen kannalta tarpeellisia henkilötietoja.

Rekisterin tarkempi tietosisältö käsittelyperusteineen käydään läpi jäljempänä tässä tietosuojaselosteessa (kohta 7).

3.2 Taloushallinto

Rekisteri sisältää laskutuksen ja perinnän hoitamisessa ja lakisääteisten kirjanpitovelvoitteiden täyttämiseksi tarpeellisia henkilötietoja.

Rekisterin tarkempi tietosisältö käsittelyperusteineen käydään läpi jäljempänä tässä tietosuojaselosteessa (kohta 8).

4. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa ja siirtää rekisterinpitäjän toimesta ETA-alueen ulkopuolelle silloin, kun se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn organisatorisen tai teknisen toteuttamisen kannalta. Tällaisia tietojen luovutuksia tai siirtoja voidaan toteuttaa vain EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämin tavoin hyväksytylle alihankkijalle. USA:n osalta alihankkijan hyväksyntä tarkoittaa Privacy Shield Frameworkin kautta tapahtuvaa sertifiointia.

Muutoin tietoja voidaan luovuttaa, siirtää tai julkaista vain siltä osin kuin siitä on nimenomaisesti sovittu rekisteröidyn kanssa tai saatu rekisteröidyn nimenomainen suostumus.

5. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Kirjallisessa pyynnössä pitää olla henkilön nimi, osoite (jos on kyse yksityishenkilöstä kotiosoite, jos on kyse yrityskäyttäjästä yrityksen nimi ja osoite ja jos on kyse taloyhtiöasiakkaasta taloyhtiön nimi ja osoite) ja sähköpostiosoite. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta löydämme tiedot rekisteristämme ja voimme varmistaa, että pyyntö kohdistuu oikean henkilön henkilötietoihin. Pyynnön voi lähettää kirjallisesti postitse allekirjoitettuna osoitteeseen Kiinteistöalan Kustannus Oy Thomas Åberg, Malmin asematie 6, 00700 Helsinki (merkitse kuoreen henkilötietopyyntö). Allekirjoitetun pyynnön voi myös skannata ja lähettää sähköpostitse osoitteeseen kirjamyynti@kiinkust.fi. Jos luonnollinen henkilö on ilmoittanut sähköpostiosoitteensa Kiinteistöalan Kustannus Oy:lle asiakassuhteen aikana, tulee pyyntö henkilön tunnistamisen varmistamiseksi lähettää lähtökohtaisesti tästä sähköpostiosoitteesta.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (lähtökohtaisesti yhden kuukauden kuluessa).

6. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisestirekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (lähtökohtaisesti yhden kuukauden kuluessa).

7. Myynnin, markkinoinnin ja verkkopalveluiden käyttäjärekisteri

7.1 Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  • henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
  • sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena, tai
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteen hallinta, ylläpito, tilausten toimittaminen ja markkinointi sekä pääsyn hallinta verkkopalveluihin.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

7.2 Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: Etunimi, sukunimi, titteli, yritys/organisaatio, käyttäjätyyppi, Kiinteistöliiton jäsenyys, tiedot onko rekisteröitynyt verkkokauppaan, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tilaushistoria, kestotilaukset, käyttöoikeudet sähköisiin palveluihin, yhteydenotot, luvat, kiellot, laskutustiedot, toimitustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot sekä verkkokurssien osalta (ekurssi.fi) suoritustiedot.

Tiedot poistetaan 4 vuoden kuluttua tilauksen päättymisestä (ei uusia tilauksia 4 vuoteen), ellei vireillä olevia reklamaatioita, pl. laskutus- ja maksutiedot, joita säilytetään kirjanpitovelvoitteiden noudattamiseksi 7 vuoden ajan talouden järjestelmissä. Tietyiltä osin henkilötietoja voidaan pitää pidempään jos katsotaan, että oikeutettu etu sallii tämän (esim. jos yritys, joka on luokiteltu ostosten perusteella manuaalisesti Kiinteistöalan Kustannuksen "ydin"-asiakkaaksi, säilytetään asiakkaan kaikki yhteyshenkilöt oikeutetun edun perusteella). Verkkokauppaan rekisteröityneet käyttäjät säilytetään niin kauan kunnes käyttäjä ilmoittaa, että tiedot pitää poistaa.

7.3 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. verkkokaupasta, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Keräämme ja päivitämme yrityksiä ja muita yhteisöjä edustavien yhteyshenkilöiden tietoja myös avoimilta internetsivuilta.

7.4 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

8. Taloushallinto

8.1 Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  • sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena, tai
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys)
  • lakisääteinen velvoite.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tuotteiden ja palveluiden laskutus ja perintä.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

8.2 Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: Nimi, tarkenne, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, laskutusosoite, toimitusosoite, laskun päivä, laskutetut tuotteet/palvelut, perintä.

Tietoja säilytetään kirjanpito- ja tilinpäätöspitoaineiston osalta kirjanpitolaissa säädetyn ajan. Tämän jälkeen henkilötietoja sisältävät kohdat poistetaan. Mikäli henkilötietojen käsittely liittyy perinnässä oleviin saataviin, säilytetään tietoja vähintään niin kauan, kunnes saatava on lakannut maksun tai lakisääteisen perusteen nojalla.

8.3 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta oston yhteydessä mm. seuraavista kanavista: verkkokauppa, puhelin, sähköposti, www-lomakkeet.

8.4 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.